5 anledningar till att säljare inte använder CRM

Att införa ett CRM-system (Customer Relationship Management) kan lyfta en hel säljavdelning. Men det är också vanligt att säljarna undviker systemet, och då får företaget aldrig det värde det hoppats på. Det spelar ingen roll hur bra ditt CRM är: om ingen använder det hjälper det inte. Här går vi igenom fem vanliga anledningar till att säljare inte använder CRM, och därefter fem steg som får teamet att faktiskt göra det.

1. Otydlig nytta för användarna

När en säljchef inför ett CRM utan att prata om nyttan med teamet möts det ofta med skepsis. Om säljarna inte förstår hur systemet hjälper dem att spara tid och sälja mer ser de det i stället som ett övervakningsverktyg. Och det som inte upplevs spara tid eller ge fler affärer blir inte prioriterat.

Lösning: Involvera teamet redan när ni väljer CRM. Förklara tydligt hur systemet förenklar deras arbete och ge konkreta exempel på hur det förbättrar resultatet.

2. Komplex och svåranvänd mjukvara

Ett krångligt gränssnitt skrämmer bort användare, särskilt dem som inte är tekniskt intresserade. Om ett CRM kräver mycket tid att lära sig är chansen stor att säljarna går tillbaka till Excel och anteckningar. Samma sak händer om systemet kräver att samma uppgifter fylls i flera gånger: då känns det som dubbelarbete, och säljarna antecknar hellre i mobilen. Systemet ska vara ett stöd, inte en hinderbana.

Lösning: Välj ett användarvänligt CRM som går att förstå utan utbildning. Låt säljarna prova systemet innan ni bestämmer er.

3. Brist på utbildning och support

Utan ordentlig introduktion förstår många inte hur de ska använda CRM-systemet effektivt. Det gäller särskilt nyanställda, som ofta får en minimal introduktion.

Lösning: Gå igenom systemet tillsammans och se till att det finns någon att fråga. Ett enkelt CRM gör introduktionen kortare.

4. Dålig datakvalitet

Om CRM-systemet fylls med felaktiga eller dubbla uppgifter blir det snabbt oanvändbart. Användarna slutar lita på systemet och söker andra lösningar.

Lösning: Välj ett CRM som håller uppgifterna rätt från början. I CRMdata hämtas adress, bransch och bokslut ur företagsdatan över 1,4 miljoner svenska företag när du sparar ett företag, så att ingen behöver skriva in dem för hand. Fler tips finns i Datakvalitet i CRM: 7 vanliga misstag och hur du slipper dem.

5. Dålig integration med andra verktyg

Säljteam använder ofta olika verktyg för e-post, bokföring, kalender och analys. Om CRM-systemet inte hänger ihop med dem blir det ytterligare en ö i stället för navet i arbetet.

Lösning: Se till att CRM-systemet går att koppla till de verktyg ni redan använder. CRMdata har en koppling till Fortnox, en koppling till Outlook, där mejl och möten med kunden hamnar på kundkortet, och ett öppet API och webhooks för egna kopplingar. Läs mer om integrationerna.

Så får du säljteamet att faktiskt använda CRM

Det här är en av de vanligaste utmaningarna för små B2B-företag: man inför ett CRM med goda ambitioner, men efter några veckor är det bara en eller två personer som verkligen använder det. Det handlar sällan om motvilja mot system. För att CRM ska användas måste det vara enkelt, relevant och direkt kopplat till säljarens vardag. Så här gör du.

1. Gör CRM till en del av säljprocessen

Det största misstaget många företag gör är att se CRM som ett separat verktyg, något man ”uppdaterar efteråt”. Det ska vara tvärtom. CRM bör vara en naturlig del av själva säljprocessen:

• Lägg in nya kontakter i CRM:et direkt när du pratar med en kund.
• Skriv mötesanteckningar direkt i systemet.
• Sätt upp påminnelser för uppföljning där, inte i kalendern.

Ju mer säljaren jobbar i systemet, desto mindre känns det som administration.

2. Välj rätt CRM, inte det största

Ett vanligt misstag är att småföretag väljer stora CRM-lösningar som egentligen är byggda för koncerner. Resultatet blir onödigt krångligt, långsamt och överväldigande. Om ditt mål är att skapa struktur i försäljningen, inte att bygga en hel integrationsplattform, behöver du ett enklare system.

CRMdata är byggt för just det: ett CRM för små säljteam, där fokus ligger på att få överblick över leads och kunder, hämta företagsuppgifterna direkt ur företagsdatan och följa upp utan att det blir krångligt. När verktyget känns enkelt och anpassat efter verkligheten ökar användningen av sig själv.

3. Visa nyttan, inte kravet

Många chefer försöker få teamet att använda CRM genom att säga ”nu ska alla uppdatera systemet”. Men få gillar att göra något bara för att de måste. Visa i stället hur CRM hjälper säljarna själva:

• ”Om du loggar mötena här har du en tydlig historik nästa gång du ska ringa.”
• ”Här ser du direkt vilka kunder det är dags att höra av dig till igen.”

När säljarna ser hur systemet sparar tid och gör jobbet enklare använder de det gärna.

4. Mät rätt saker

Om du mäter ”antal registrerade kontakter” i CRM som ett mål kommer säljarna att fokusera på att lägga in data, inte på att sälja. Mät i stället utfall: fler avslut, bättre uppföljning, fler återkommande kunder. När CRM används för att driva resultat, inte bara för rapportering, blir det naturligt att använda.

5. Gör det till en del av kulturen

CRM-användning blir som bäst när den inte känns som en uppgift utan som en vana. Ta några minuter varje vecka för att uppdatera, se över leads och planera veckan. Prata CRM i säljmötena. Dela framgångar som kommit tack vare strukturen i systemet. När säljarna märker att det ger effekt sitter vanan snabbt.

Sammanfattning

Ett CRM-system är en viktig investering, men framgången beror på användarnas engagemang. Att få säljteamet att använda CRM handlar inte om fler regler, utan om ett system som faktiskt hjälper säljarna i vardagen. Välj ett CRM som är enkelt, bygg in det i säljprocessen, visa nyttan och mät resultat i stället för inmatning, så kommer användningen naturligt. Vill du se hur ett CRM byggt för småföretag ser ut kan du prova CRMdata gratis i 7 dagar. Vill du läsa mer om varför CRM-projekt går snett i mindre företag finns Varför misslyckas så många småföretag med CRM?

Lästips: These Are The Worst CRM Applications For Your Business och A Simple Way To Fix Your CRM Adoption Problem, båda i Forbes.