Excel vs CRM: när är det dags att ta nästa steg?

Kort svar: Excel räcker så länge du säljer själv till ett fåtal kunder. När ni är flera som säljer, när uppföljningar börjar glömmas bort eller när ingen längre vet vilken lista som gäller är det dags för ett CRM.

Excel är ett självklart verktyg för många småföretagare. Det är gratis, flexibelt och funkar utmärkt i början för att hålla koll på kunder, leads och aktiviteter. Men i takt med att företaget växer, eller när försäljningen blir mer central, börjar kalkylbladet visa sina begränsningar. Till slut blir Excel ett hinder i stället för en hjälp.

I det här inlägget går vi igenom när Excel räcker, vilka tecken som visar att du vuxit ur det och vad du vinner på att ta steget till ett CRM-system.

När fungerar Excel?

För nystartade bolag eller soloföretagare fungerar Excel ofta bra. Du kan snabbt lägga upp en lista på kunder, föra in kontaktuppgifter och skriva kommentarer i olika kolumner. Du har själv kontroll, behöver inga avancerade funktioner och kan anpassa listorna efter eget behov. Det är lätt att komma igång och kostnaden är i princip obefintlig.

Excel kan fungera för att:

• Föra register över leads och kunder
• Följa upp enklare säljaktiviteter
• Spara anteckningar manuellt

Men efter ett tag kan det bli svårt att behålla överblicken, särskilt om du hanterar många kontakter, har flera affärer i gång samtidigt eller jobbar i team.

Begränsningar du förr eller senare stöter på

Här är några typiska utmaningar med Excel när försäljningen växer:

• Svår överblick: Det blir snabbt rörigt när listorna växer.
• Ingen historik: Du ser inte enkelt vem som gjorde vad, när och varför, eller vad som sades senast.
• Ingen struktur i säljprocessen: En rad i Excel visar inte var i affären du befinner dig.
• Ingen påminnelsefunktion: Du måste själv komma ihåg att följa upp.
• Samarbetssvårigheter: Filer skickas mellan kollegor och riskerar att bli osynkade, och om flera jobbar i samma fil blir det snabbt rörigt.
• Hög risk för misstag: Ett fel i en cell kan göra att du missar en viktig affär.
• Prospektering kräver externa källor: Du måste själv hitta och lägga in företagsinformation.

Excel är helt enkelt ett kalkylblad, inte ett system för försäljning. Det här är signaler på att det kan vara dags att komplettera Excel med ett mer strukturerat verktyg.

När är det dags att byta till CRM?

Övergången från Excel till CRM behöver inte vara dramatisk. Det finns några tydliga signaler på att du har vuxit ur kalkylbladet:

• Du har fler än 20 till 30 kunder eller leads att hantera parallellt.
• Du börjar tappa bort leads, missa uppföljningar eller glömma vad som sagts.
• Du har fler affärer i gång än du enkelt kan överblicka.
• Du samarbetar med andra kring försäljning och behöver dela information enkelt.
• Du lägger mycket tid på att manuellt hålla listor uppdaterade.
• Du letar ständigt efter nya företag att kontakta, men saknar struktur.
• Du vill få en tydligare överblick över försäljningen.

Om du känner igen dig i flera av punkterna är det sannolikt dags att ta nästa steg. Driver du företaget ensam gäller samma tecken, bara i mindre skala. Läs mer i Behöver enmansföretag ett CRM?

Ett enkelt CRM som första steg

Många småföretag drar sig för att byta till CRM eftersom de är rädda för att systemen är för krångliga eller dyra. Det är ofta sant när det gäller de stora internationella CRM-plattformarna. De är fulla av funktioner som småföretag sällan behöver. Om du vill ha ett lättanvänt system utan att göra processen onödigt komplex, kan ett enklare CRM vara ett bättre alternativ. Många småföretag efterfrågar något som:

• Ger bättre struktur på kunder och leads
• Gör det enklare att följa upp och hålla historik
• Hjälper till att hitta nya företag att kontakta
• Är enkelt att förstå, utan långa utbildningar

CRMdata är byggt för att vara det naturliga första steget efter Excel. Du får ett kundkort per företag med kontakter, anteckningar, uppgifter och affärer, en pipeline där du ser vad som är på väg in, och framför allt: 1,4 miljoner svenska företag, inklusive enskilda firmor, direkt i systemet och uppdaterade varje dag. Det gör det enkelt att hitta nya kunder utan att leta i externa register.

Du behöver ingen utbildning för att komma igång, och det finns inga onödiga funktioner i vägen. Det betyder att du slipper både Excel-kaoset och de tunga CRM-systemen, och i stället får ett verktyg som faktiskt hjälper dig i vardagen.

Från kaos till struktur

Ett CRM-system gör det enkelt att bygga en säljprocess där inget tappas bort. Du kan:

• Se vilka leads och affärer som är på gång just nu, steg för steg i pipelinen.
• Lägga upp uppgifter med påminnelse, och få ett mejl varje vardagsmorgon med det som ska göras i dag.
• Ha en tydlig historik över alla kontakter, så att en kollega kan ta över när det behövs.
• Få en översikt över hela försäljningen på en skärm.

Det här ger dig en trygghet i vardagen, och framför allt: du kan fokusera på att sälja, inte på att administrera.

Excel vs CRMdata: en jämförande överblick

Avslutande reflektion

Excel kommer du alltid att ha nytta av, men det är inte byggt för att hantera kundrelationer eller strukturera försäljningsarbetet över tid. Ett enkelt CRM kan ge dig just den struktur som behövs för att ta nästa steg i din försäljning, utan att det blir för tekniskt eller dyrt.

Det viktiga är inte vilket system du väljer, utan att du väljer ett arbetssätt som gör det lättare att följa upp, prioritera rätt kontakter och jobba mer långsiktigt. Vill du se hur det ser ut i praktiken kan du prova CRMdata gratis i 7 dagar, utan betalkort.