Så importerar du din data till CRMdata

När du börjar använda CRMdata vill du ofta ta med dig kunderna från ditt tidigare system, till exempel ett annat CRM eller en lista i Excel. Importen är också användbar när du vill föra in nya leads eller komplettera det som redan finns. Du väljer filen, kopplar kolumnerna till fälten i CRMdata och granskar allt innan något sparas. Svenska företag letas dessutom upp i företagsdatan, så att gamla listor får bransch, nyckeltal och Köpkraft (PPP) på köpet. Här är en steg-för-steg-guide för hur du gör en import i CRMdata.

Förberedelser innan du börjar

1. Bestäm vad som ska in

Importen tar emot företag och kontaktpersoner. Varje rad i filen är ett företag, och på samma rad kan det stå en kontaktperson med titel, e-post och mobil. Har du flera kontakter på samma företag lägger du dem på varsin rad. Ordrar och artiklar importeras inte från fil: artiklar lägger du upp direkt i CRMdata eller hämtar från Fortnox via Fortnox-kopplingen, och ordrar skapar du direkt i CRMdata.

2. Gör i ordning filen

Du behöver ingen särskild mall. En Excel-fil (.xlsx) eller en CSV-fil med en rubrikrad räcker (en äldre .xls-fil sparar du om som .xlsx först), och exporter från Fortnox, Lime, Upsales, HubSpot och Pipedrive känns igen som de är. Filen får ha upp till 200 000 rader, och en CSV-fil får vara upp till 100 MB, vilket räcker för de flesta kundregister. En Excel-fil får vara upp till 34 MB; är den större sparar du den som CSV. Bra att tänka på:

• Organisationsnummer ger bäst resultat. Med numret hittas företaget direkt i företagsdatan, och bransch, nyckeltal, adress och köpkraft hämtas automatiskt.
• Inget nummer? Inga problem. Då letar CRMdata upp företaget på namn och ort, och du bekräftar träffarna innan något sparas.
• Kontaktpersoner behöver ett namn (hela namnet, eller förnamn och efternamn) för att kunna sparas.

Vill du hellre börja från ett tomt ark finns en importmall (CSV) att ladda ner inne i importen.

3. Vem som kan importera

Importen ingår när kontot är uppgraderat och görs av en administratör. Under provperioden sparar du i stället företag direkt från Prospektera, upp till 100 stycken, och de följer med när du uppgraderar.

Importera din data

4. Välj fil

Gå till Sparade företag och välj Importera. Först svarar du på vad filen innehåller:

• Svenska företag: letas upp i företagsdatan, och bransch, nyckeltal och köpkraft hämtas automatiskt.
• Andra organisationer: kommuner, myndigheter, föreningar och utländska företag sparas som de står i filen.

Välj det som stämmer för de flesta raderna. Sedan släpper du filen i rutan eller väljer den på datorn. Har arbetsboken flera flikar väljer du vilken som ska läsas in. Filen stannar på din dator tills du går vidare.

5. Koppla kolumnerna

Varje kolumn i filen kopplas till ett fält i CRMdata. Kolumner med vanliga rubriker, som Organisationsnummer, Företagsnamn, Ort, Kontaktperson eller E-post, kopplas automatiskt, och du ser vilka förslag som är säkra och vilka som är osäkra. Resten väljer du själv i listan, och kolumner du inte kopplar hoppas över. Det minsta som krävs är organisationsnummer eller företagsnamn, så att CRMdata vet vilket företag varje rad gäller. Importerar du samma sorts fil igen föreslår CRMdata samma koppling som förra gången. När du går vidare skickas filen till CRMdata: låt fliken vara öppen tills den är skickad, sedan sköter CRMdata resten.

6. Granska träffarna

Nu kontrollerar CRMdata filen, vilket brukar ta någon minut, och visar hur många företag som hittades på organisationsnummer, hur många på namn och vilka som inte hittades alls. Inget sparas förrän du har granskat. Du tar ställning till:

• Träffar på namn. Rader utan organisationsnummer där ett företag med samma namn finns i företagsdatan. Stämmer det bekräftar du träffen; finns flera med samma namn väljer du rätt, eller Inget av dessa.
• Företag som inte hittades. De sparas med det som står i filen, utan företagsdata, eller hoppas över.
• Företag som redan finns i CRMdata. Standard är att bara tomma fält fylls i och nya kontakter läggs till, så inget skrivs över av misstag. Du kan också hoppa över dem, eller låta filen skriva över det som finns.
• Ansvarig säljare. Från kolumnen Ansvarig i filen (namn eller e-post matchas mot användarna), en och samma användare för alla, eller ingen.
• Taggen. Alla företag i importen får en tagg, som standard med dagens datum och filnamnet, så att du hittar dem efteråt.

Rader som inte kan importeras, till exempel en rad som saknar både organisationsnummer och företagsnamn, hoppas över. Resten av filen påverkas inte.

7. Starta importen

När du är nöjd med valen startar du importen. Den körs i bakgrunden, så du kan lämna sidan, och kollegorna jobbar vidare som vanligt under tiden. När den är klar ser du under Importera hur många företag som skapades, hur många som uppdaterades och hur många kontakter som lades till.

Vad som händer i systemet under importen

• Svenska företag kopplas till rätt företag i företagsdatan. Namn, bransch och nyckeltal kommer därifrån och skrivs aldrig över av det som står i filen. För aktiebolag och andra bolag gäller det också organisationsnumret.
• Företag som redan finns får tomma fält ifyllda, om du inte valde något annat. Kontakter som redan finns på företaget, med samma e-post eller namn, läggs inte till igen.
• Värden som inte går att tolka, till exempel ett felskrivet postnummer, lämnas tomma. Resten av raden importeras som vanligt.
• Personnummer sparas aldrig i CRMdata. En enskild firmas organisationsnummer följer bara med när filen har det, och sparas då med de fyra sista siffrorna dolda.
• Alla företag får importens tagg. Med den hittar du dem efteråt: filtrera Sparade företag på taggen, så har du bara de nya företagen framför dig.

Ångra en import

Blev det fel fil eller fel koppling? En import kan ångras i sju dagar. Då tas de företag bort som importen skapade, fält som importen fyllde i på befintliga företag återställs (om ingen har ändrat dem efteråt), kontakter som importen lade till tas bort (om ingen har använt dem), och taggen tas bort från företagen. Företag som någon redan har arbetat med efter importen, till exempel lagt en anteckning eller en affär på, behålls med taggen kvar så att inget arbete försvinner.

Vanliga frågor och tips

• Vad gör jag om filen innehåller fel? Raderna med fel hoppas över och visas i granskningen. Rätta dem i filen och importera den igen: företag som redan finns får bara tomma fält ifyllda, så det blir inga dubbletter.
• Måste jag ha organisationsnummer? Nej, men det ger bäst resultat. Utan nummer letar CRMdata upp företaget på namn och ort, och du bekräftar träffarna.
• Kan jag importera flera gånger? Ja. Många importerar först kunderna och sedan en lista med leads. Varje import får sin egen tagg och kan ångras för sig.
• Jag byter från ett annat CRM. Vad behöver jag göra? Exportera kunderna och kontakterna till Excel eller CSV. Exporter från Lime, Upsales, HubSpot, Pipedrive och Fortnox känns igen, så kolumnerna kopplas till rätt fält av sig själva.

Har du frågor inför din import? Skriv till oss eller mejla info@crmdata.se. Vill du se hur det ser ut i praktiken bokar du en demo. Lycka till!