Bygga eget CRM vs SaaS-lösning: vad är egentligen smartast?

För bara några år sedan var frågan ”ska vi bygga eget CRM?” ganska enkel att svara på. För de flesta småföretag var det alldeles för dyrt, långsamt och tekniskt svårt.

I dag har frågan blivit betydligt mer relevant. AI-drivna utvecklingsverktyg gör att nästan vem som helst kan bygga enklare mjukvara snabbare än tidigare. Plattformar som Lovable gör det möjligt att skapa interna system, dashboards och arbetsflöden utan stora utvecklingsteam.

Det betyder dock inte automatiskt att ett egenbyggt CRM är rätt väg. För många företag handlar valet egentligen om effort vs enkelhet. Hur mycket vill du bygga själv, och hur mycket vill du ska fungera direkt?

Vad menas med ett egenbyggt CRM?

Ett egenbyggt CRM är precis vad det låter som: ett system ni själva utvecklar och anpassar efter era processer. Det kan vara allt från ett enkelt internt verktyg till en avancerad plattform med integrationer, pipeline, automation och AI-funktioner.

Tröskeln är lägre än tidigare tack vare AI-assisterad utveckling och no-code/low-code-verktyg. Det gör att fler småföretag börjar experimentera med egna lösningar.

Fördelar med att bygga eget CRM

1. Full flexibilitet

Den största fördelen är att du kan bygga exakt det arbetsflöde du vill ha. Du behöver inte anpassa processen efter systemet, du anpassar systemet efter verksamheten.

Det kan vara särskilt intressant för företag med ovanliga säljprocesser eller interna arbetssätt som inte passar ett standard-CRM.

2. Full kontroll över data och funktioner

När du bygger själv äger du arkitekturen och kan bestämma hur data lagras, visas och används. För vissa bolag är det viktigt ur både säkerhets- och integrationsperspektiv.

3. AI gör utveckling billigare än tidigare

AI-verktyg har gjort det betydligt snabbare att bygga interna verktyg. Många företag använder i dag AI för att skapa enklare dashboards, pipelines och arbetsflöden utan stora utvecklingsteam.

Det betyder att ”bygga själv” inte längre bara är ett alternativ för stora företag.

Nackdelar med att bygga eget CRM

1. Du bygger inte bara funktioner, du bygger ansvar

Det många underskattar är att ett CRM inte bara är en app. Det är också:

• hosting och drift,
• säkerhet och behörigheter,
• buggar och underhåll,
• integrationer,
• datakvalitet,
• framtida uppdateringar.

Det som känns snabbt att bygga första månaden kan bli ett långsiktigt underhållsprojekt.

2. Företagsdata är svårt att återskapa

Många underskattar också hur svårt det är att bygga själva datalagret runt ett CRM.

Att skapa pipeline och anteckningar är relativt enkelt. Men att ha strukturerad företagsdata, dagliga uppdateringar, segmentering och kopplingar mellan bolag är betydligt mer komplext.

Det är exempelvis en av anledningarna till att CRMdata fokuserar mycket på att ha företagsdata integrerad direkt i systemet: alla 1,4 miljoner svenska företag, uppdaterade varje dag. Den typen av datalager och uppdateringsflöden är svårare att bygga själv än själva CRM-gränssnittet.

3. ”Snabbt att bygga” betyder inte ”enkelt att använda”

Många interna verktyg fungerar tekniskt, men används aldrig ordentligt i praktiken. Ett CRM behöver vara snabbt, tydligt och enkelt nog för att användas varje vecka av hela teamet.

Det är ofta här SaaS-lösningar har en fördel.

Vad är fördelarna med en SaaS CRM-lösning?

En SaaS-lösning betyder att du använder ett färdigt CRM som driftas och utvecklas av någon annan. De flesta småföretag använder redan flera sådana tjänster varje dag, till exempel Fortnox för bokföringen och Microsoft 365 för mejl och dokument, så steget till ett CRM i samma form är oftast litet.

1. Du kommer igång direkt

I stället för att bygga grundfunktionalitet från noll kan du börja arbeta direkt med pipeline, uppföljning och kunddialog.

För småföretag är det ofta viktigare att få struktur snabbt än att bygga perfekt från början.

2. Integrationer och arbetsflöden finns redan

Många moderna CRM-system har redan kopplingar mot ekonomisystem, mejl och andra verktyg. På CRMdatas integrationssida ser du hur Fortnox, API och webhooks hänger ihop med CRM:et för att minska det manuella arbetet.

3. Lägre teknisk risk

Du slipper ansvar för drift, säkerhetsuppdateringar och tekniskt underhåll. Det gör att teamet kan fokusera mer på försäljning och kundarbete.

4. Låg startkostnad som växer med er

SaaS betalas som en prenumeration per användare och månad. Du slipper en stor investering i början, och kostnaden är förutsägbar. Växer teamet lägger du till en användare, krymper det tar du bort en. Eftersom allt körs i webbläsaren kommer du åt systemet från vilken dator som helst, vilket passar team som jobbar på distans eller hos kund.

Vilka nackdelar finns med SaaS CRM?

1. Mindre flexibilitet

Du måste delvis anpassa dig efter hur systemet fungerar. För vissa företag är det inget problem, för andra kan det kännas begränsande.

2. Leverantörsberoende

När du använder SaaS är du beroende av leverantörens roadmap, prissättning och funktioner.

3. Anpassningar kan bli dyra

Ju mer specialanpassningar du behöver, desto mer kan implementation och administration växa över tid.

Mellanvägen: bygg ovanpå ett färdigt CRM

Valet behöver inte vara antingen eller. Allt fler färdiga system har ett öppet API, och då kan du låta CRM:et sköta grunden (kundregister, företagsdata, pipeline, drift och säkerhet) och själv bygga det som är unikt för er ovanpå.

I CRMdata skapar en administratör egna API-nycklar direkt i appen, och dokumentationen med kodexempel ligger där också. Via API:t och webhooks kan ni läsa och skriva era sparade företag, kontakter, affärer, uppgifter och ordrar, och få ett meddelande till ert eget system när något händer, till exempel när en affär vinns eller en order faktureras. Vill ni slippa kod kan Zapier och Make ta emot samma webhooks. Så får ni flexibiliteten från ett eget bygge utan att ta över ansvaret för hela systemet.

Så vad är smartast?

Det beror främst på två saker:

• Hur unika era processer är
• Hur mycket tid och tekniskt ansvar ni faktiskt vill ta

AI har absolut gjort det enklare att bygga mjukvara. Men skillnaden mellan att bygga ett verktyg och att drifta ett fungerande CRM över tid är fortfarande stor.

För många småföretag är därför den mest realistiska vägen att använda en färdig SaaS-lösning och fokusera på försäljning, uppföljning och kundrelationer, snarare än att själva bygga och underhålla infrastrukturen runt systemet. Behöver ni något eget utöver det är API:t och webhooks vägen dit.

Vill du förstå hur AI-drivna apputvecklingsplattformar förändrar utveckling kan du läsa mer hos Lovable.