Behöver enmansföretag ett CRM?

Kort svar: Inte alltid. Har du få kunder och en enkel försäljning räcker ofta Excel och kalendern. Hanterar du många kontakter, följer upp offerter eller vill hitta nya kunder sparar ett enkelt CRM tid, särskilt ett som går att använda från en användare och utan bindningstid.

Som enmansföretagare jonglerar du ofta flera roller: försäljning, marknadsföring, administration och kundservice, allt på egen hand. Ett CRM-system (Customer Relationship Management) kan verka som ett avancerat verktyg för ett litet företag, men det kan också vara precis det du behöver för att skapa struktur och spara tid. Å andra sidan är det inte alltid nödvändigt. Här går vi igenom fördelarna med CRM för enmansföretag, och vilka alternativ som kan passa om ett CRM inte känns rätt just nu.

Vad är ett CRM och vad kan det göra?

Ett CRM är ett system som hjälper dig att hålla ordning på kundrelationer och försäljning. Det kan till exempel:

• Samla all information om kunder och kontakter på ett ställe.
• Hjälpa dig att hålla reda på leads och följa upp dem.
• Påminna dig om uppföljningar så att du slipper lappar och kalenderanteckningar.
• Visa hur försäljningen går, vilka affärer som ligger var och hur mycket de är värda.

För enmansföretag handlar det oftast om att skapa struktur och frigöra tid från återkommande småuppgifter. Vill du ha en längre förklaring finns den i Vad är CRM?

När ett CRM kan vara användbart för enmansföretag

1. Du hanterar många kunder eller leads

Om du kontaktar många potentiella kunder eller har en växande kundbas blir det svårt att hålla koll på vem du har pratat med och vad ni har diskuterat. Ett CRM hjälper dig att ordna den informationen så att inget faller mellan stolarna.

Exempel:

• Du driver ett konsultbolag och hanterar flera förfrågningar samtidigt.
• Du jobbar med försäljning och behöver prioritera vilka kunder som ska kontaktas först.

2. Du vill spara tid på administration

Om mycket av din tid går åt till att uppdatera Excel-ark för hand eller bläddra igenom mejl för att hitta kunduppgifter kan ett CRM vara en bra lösning. Det samlar allt på ett ställe och tar hand om en del av arbetsmomenten åt dig.

Exempel:

• Du vill få påminnelser om att följa upp kunder utan att själv skriva in dem i kalendern.
• Du vill se vilka kunder du inte hört av dig till på länge, innan de hinner glömma dig.

3. Du vill få bättre insikter i din försäljning

Ett CRM kan ge värdefulla insikter om dina kunder och din försäljning. Du kan till exempel se vilka leads som har störst potential, vilka aktiviteter som leder till flest affärer och var i processen du tappar kunder.

Exempel:

• Du vill förstå vilka typer av kunder som är mest lönsamma.
• Du vill veta vilka steg i din försäljning som kan förbättras.

När ett CRM kanske inte behövs

1. Du har få kunder och enkel administration

Om du bara har ett fåtal kunder som du jobbar med löpande, eller om din verksamhet redan fungerar smidigt med enkla verktyg som Excel och e-post, kan ett CRM kännas överflödigt.

Exempel:

• Du driver en nischad verksamhet med några få långsiktiga kunder.
• Dina administrativa uppgifter tar minimalt med tid.

2. Kostnaden och tiden känns omotiverade

Även om många CRM-system är prisvärda kan kostnaden kännas onödig om du inte använder systemet fullt ut. Dessutom tar det tid att lära sig ett nytt verktyg och anpassa det till din verksamhet.

Exempel:

• Du är i uppstartsfasen och fokuserar på att skaffa de första kunderna snarare än på att förbättra processer.
• Du har en mycket enkel affärsmodell som inte kräver ett system för att hålla ordning.

Alternativ till CRM för enmansföretag

Om du inte känner att ett CRM passar just nu finns det andra verktyg som hjälper dig att hålla ordning på dina kundrelationer:

1. Excel eller Google Sheets

Ett enkelt sätt att ordna leads och kunder, särskilt om du bara hanterar ett fåtal kontakter. Du kan skapa kolumner för namn, kontaktuppgifter, status och nästa steg. När listan växer brukar det dock bli svårt att hålla den uppdaterad; vi har jämfört de två sätten i Excel vs CRM: när är det dags att ta nästa steg?

2. Digitala kalendrar och påminnelser

Använd kalendern för att boka in uppföljningar och lägga in deadlines. Kombinera med påminnelser i mobilen så att du får en notis när det är dags att kontakta en kund.

3. E-post med etiketter och mappar

Både Gmail och Outlook gör det enkelt att ordna kundkommunikationen med etiketter eller mappar för olika typer av kunder eller leads.

Du som driver enskild firma

Allt fler startar enskild firma för att sälja sin kunskap: kurser, utbildningar, konsulttimmar och workshops. Det är enkelt att komma igång, men utmaningen är densamma som för alla enmansföretag. Du är utbildare, marknadsförare, säljare och administratör på samma gång, och utan struktur för kunderna är det lätt att missa affärer och fastna i administration. Allt ovan gäller alltså lika mycket för dig. Säljer du dessutom till andra småföretagare är det bra att veta att CRMdatas företagsdata innehåller nästan 600 000 enskilda firmor, så att även de går att hitta och filtrera på bransch och ort. Funderar du på bolagsform? Läs Därför väljer småföretagare enskild firma, inte aktiebolag.

Varför CRMdata är ett bra alternativ för enmansföretag

Om du letar efter ett lättanvänt CRM som är gjort för småföretag och enmansföretag kan CRMdata vara en bra lösning. Här är några av fördelarna:

• Företagsdatan är inbyggd: Du kan prospektera direkt i systemet bland 1,4 miljoner svenska företag, inklusive enskilda firmor och uppdaterade varje dag, och hitta dem som matchar din målgrupp utan att köpa listor. Med Köpkraft (PPP) ser du i fem steg hur stark ekonomi de har, och med Tvillingsök hittar du fler företag som liknar dina bästa kunder.
• Pris från en användare: Många CRM-leverantörer kräver att du betalar för minst tre eller fem licenser, oavsett om du bara behöver en. Det gör det dyrt för enmansföretag. CRMdata kostar 495 kr per användare och månad exklusive moms, och allt ingår. Betalar du per år får du två månader gratis. Se priserna.
• Enkelt: Systemet är enkelt att använda, även om du aldrig har arbetat med ett CRM tidigare.
• Ingen bindningstid: Ska du för första gången prova ett CRM kan det kännas läskigt att binda upp dig i ett år, något du hos många leverantörer måste. I CRMdata betalar du månad för månad utan bindningstid om du vill, och du kan prova gratis i 7 dagar utan betalkort.
• Fortnox: Använder du Fortnox för bokföringen blir en order i CRM:et en faktura i Fortnox med ett klick, och du ser i CRM:et när kunden har betalat. Läs om Fortnox-kopplingen.

Sammanfattning: Behöver du ett CRM?

Ett CRM är inte ett måste för alla enmansföretag, men det kan vara ett kraftfullt verktyg om du hanterar många kontakter, vill arbeta mer effektivt eller behöver insikter om din försäljning. För mindre verksamheter som bara hanterar ett fåtal kunder och har fungerande rutiner kan enklare lösningar som Excel eller e-post räcka långt.

Om du funderar på att prova ett CRM är det viktigt att välja ett system som är anpassat till mindre företag och inte överkomplicerat. CRMdata är gjort för att hjälpa företag som ditt att växa utan att lägga till onödig komplexitet.

För fler tips och verktyg för småföretagare, titta in hos Företagarna och Verksamt.